外部共有

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Vaniの外部共有機能を使用すると、チームメンバーはチーム外のユーザーとスペースを安全に共有できます。チームに追加したり、プライバシーを損なったりすることなく、顧客、パートナー、その他の関係者と簡単に共同作業できます。

外部共有の仕組み

スペースを外部共有する際、外部ユーザーに付与するアクセス権限を指定できます。また、プライバシーとセキュリティを保護するため、リンクに追加設定を適用することもできます。

外部ユーザーについて。

チームには追加されません
共有されたスペースにのみアクセスできます
指定された権限の範囲内でのみ操作できます

アクセス制御

外部共有リンクのアクセスレベルを選択します。

表示のみ：外部ユーザーはスペースを表示できます
コメントのみ：外部ユーザーはスペースを表示してコメントを追加できます
編集：外部ユーザーはスペースの表示、コメント、編集ができます

ゾーンへのアクセス

スペースへのアクセス権限があっても、すべてのゾーンが自動的に表示されるわけではありません。アクセスを特定のゾーンに制限し、その他のゾーンを非表示にできます。

この機能は、次のような場合に役立ちます。

スペースの必要な部分のみを共有する
社内向けのコンテンツや機密コンテンツを非表示にする
作業を重複させずに外部ユーザーと共同作業する

プライバシーとセキュリティ

次の方法で外部共有のセキュリティを強化できます。

アクセス用のパスワードを設定する
リンクに有効期限を設定する

これらのオプションにより、対象ユーザーと指定期間に限ってアクセスを許可できます。

外部共有リンクを生成するには

外部共有用のリンクを作成するには、次の手順を実行します。

スペースの右上にある［共有］をクリックします。
［アクセスできるユーザー］の下にある［変更］をクリックします。
外部共有を有効にするには、［リンクを知っている全員］を選択します。

［アクセス制御］で権限を設定します。

［表示可能］、［コメント可能］、または［編集可能］を選択します。

［ゾーンへのアクセス］でアクセス権限を設定します。

初期設定では、すべてのゾーンが共有されます。
アクセスを制限するには、［管理］をクリックします。
［特定のゾーン］に切り替え、各ゾーンを［許可］または［制限］に設定します。

必要に応じてセキュリティを強化します。

リンクを保護するには、［パスワードを設定］を有効にします。
リンクを自動的に無効にするには、［有効期限を設定］を有効にします。

［適用］をクリックします。
リンクをコピーし、共同作業者と共有します。

注意事項

外部共有リンクは、通常のスペースリンクとは異なります
外部ユーザーがスペースにアクセスするには、このリンクを使用する必要があります

外部共有の無効化

外部共有リンクはいつでも無効にできます。

［共有］パネルを開きます。
アクセス設定を［リンクを知っている全員］から［スペースメイトのみ］に変更します。

これにより、すべての外部ユーザーのアクセス権限がただちに削除されます。

チームの外部共有権限

外部共有は、チーム単位で管理者または特権管理者が管理します。

外部共有権限を管理するには、次の手順を実行します。

右上にあるプロフィール画像をクリックします。
［設定］を選択します。
［チーム設定→ポリシー］に移動します。

こちらでは、次の項目を管理できます。

Spacesをチーム外に共有できるかどうか
チームのメンバーがSpacesからコンテンツをダウンロードできるかどうか
外部ユーザーが共有されたSpacesからコンテンツをダウンロードできるかどうか
ユーザーがチームへの参加を申請できるかどうか
チームでVani AIを使用できるかどうか

外部共有を無効にすると、Spacesを外部と共有するオプションは利用できなくなります。

ビジネスプランでの外部共有

チームがビジネスプランを利用している場合、外部共有は組織レベルとチームレベルの両方で管理できます。これにより、複数のチーム間でのデータ共有をより細かく制御できます。

組織レベルの外部共有ポリシー

管理者は、組織全体に適用する外部共有ポリシーを設定できます。

このポリシーでは、次の操作を行えます。

すべてのチームで外部共有を有効または無効にする
組織全体で統一された共有ルールを適用する
制限されている場合に、各チームが個別に外部共有を有効にできないようにする

組織レベルで外部共有を無効にすると、すべてのチームのユーザーが外部共有リンクを生成できなくなります。

組織レベルのダウンロード権限

ダウンロード権限も組織レベルで管理できます。

これらの設定では、次の項目を指定できます。

組織内のユーザーがSpacesからコンテンツをダウンロードまたはエクスポートできるかどうか
外部ユーザーが共有されたSpacesからコンテンツをダウンロードできるかどうか

これにより、機密データが適切な管理なしにダウンロードまたは配布されるのを防止できます。

チームレベルでの上書きと制御

組織レベルのポリシーに加えて、管理者はチームごとに共有権限とダウンロード権限を設定できます。

ポリシー設定の［管理］オプションを使用すると、次の操作を行えます。

特定のチームにダウンロード権限を設定する
チームごとに外部共有権限を設定する
各チームのニーズに応じて異なるルールを適用する

一部のチームには厳格な制御が必要で、他のチームには外部との共同作業に柔軟性が必要な場合に役立ちます。

各設定の連携の仕組み

ビジネスプランの外部共有には、次の階層構造が適用されます。

組織レベルのポリシーで初期設定のルールを定義する
許可されている場合は、チームレベルの設定でルールを調整または上書きする
スペースレベルの共有には、設定済みのポリシーが適用される

重要事項

外部ユーザーは、自分と共有されたコンテンツにのみアクセスできます
外部共有を無効にすると、アクセス権はただちに削除されます
外部ユーザーがチームのメンバーになることはありません
共有設定を変更できるのは、管理者とスーパー管理者のみです
組織レベルの設定は、チームレベルの設定より優先されます

ベストプラクティス

必要な場合にのみSpacesを外部と共有する
外部の関係者と共同作業する場合は、閲覧権限またはコメント権限を使用する
機密コンテンツにはパスワードと有効期限を設定する
機密データを扱う場合はダウンロード権限を制限する
使用されていない外部リンクを定期的に確認して無効にする