Vaniのゲストユーザー機能を使用すると、組織の通常メンバーではないユーザーと共同作業できます。組織設定からユーザーをゲストとして追加し、必要に応じて特定のスペースへのアクセスを許可できます。

ゲストアクセスを利用すると、クライアント、パートナー、レビュー担当者、関係者などを正式なチームメンバーとして追加せずに共同作業できます。ゲストは共有されたスペースにのみアクセスでき、その範囲は割り当てられた権限によって異なります。

ゲストユーザーとは  

ゲストユーザーとは、ゲストの役割で組織に追加されたユーザーです。通常のチームメンバーではありませんが、特定のスペースへのアクセスを許可できます。

この機能は、組織全体へのアクセスを許可せずに、特定のユーザーにスペースの確認、共同編集、閲覧を依頼する場合に役立ちます。たとえば、クライアントをゲストとして追加し、確認が必要なプロジェクトのスペースにのみアクセスを許可できます。

ゲストユーザーは、すべてのスペース、チーム設定、請求、ポリシー、管理者向け管理機能にはアクセスできません。追加されたスペースにのみアクセスできます。

ゲストアクセスの仕組み  

Vaniでのゲストアクセスは2段階で設定します。まず、組織設定でユーザーをゲストとして追加します。その後、そのゲストを特定のスペースに追加できます。

ゲストをスペースに追加すると、割り当てられた権限に基づいて、そのスペースを開いて操作できるようになります。

割り当てられた権限に応じて、ゲストユーザーは次の操作を行えます。

• スペースの表示

• スペースへのコメント

• スペースの編集

• 追加されたスペースのみへのアクセス

他のスペースや組織設定にはアクセスできません。

ゲストユーザーの権限管理  

特権管理者と管理者は、組織設定からゲストユーザーを管理できます。ユーザーをゲストとして追加したり、ゲストユーザーを確認したり、ステータスを管理したりできます。

スペースの所有者、または必要な権限を持つユーザーは、ゲストユーザーをスペースに追加し、必要に応じて適切な権限レベルを割り当てることができます。

ゲストの権限を使用すると、スペースの表示のみを許可するか、コメントや編集も許可するかなど、ゲストユーザーがスペース内で行える操作を管理できます。

これらの管理機能により、組織レベルのアクセスや他のスペースを保護しながら、ゲストと共同作業できます。

ゲスト権限の管理  

ゲストユーザーを管理するには。

• 左上にあるチーム名または組織名をクリックします。

• ［組織設定］を開きます。

• ［ユーザー］タブに移動します。

• ゲストユーザーを表示するには、［ゲスト］フィルターまたはタブを選択します。

• 新しいゲストユーザーを追加するには、［ユーザーを招待］を使用します。

​

• スペースを開きます。

• ［共有］をクリックします。

• 名前またはメールアドレスを使用してゲストユーザーを追加します。

• ゲストに必要な権限レベルを選択します。

追加されたゲストユーザーは、割り当てられた権限に基づいて、そのスペースにのみアクセスできます。

注意事項  

• ゲストユーザーは通常のチームメンバーにはなりません。

• ゲストユーザーをスペースに追加する前に、組織に追加する必要があります。

• ゲストは、追加されたスペースにのみアクセスできます。

• アクセス範囲は、スペースで割り当てられた権限によって異なります。

• ゲストは、組織設定、チーム設定、請求、管理者向け管理機能にはアクセスできません。

• 管理者と特権管理者は、組織設定からゲストユーザーを管理できます。

メモ：ゲストユーザーに関するオプションが表示されない場合、組織内のユーザーを管理するために必要な管理者権限がない可能性があります。

ベストプラクティス  

• 限られたアクセスのみを必要とするユーザーは、ゲストとして追加します。

• ゲストには、必要なスペースへのアクセスのみを許可します。

• 役割に必要な最低限の権限レベルを選択します。

• ゲストユーザーを定期的に確認し、不要になったアクセス権を削除します。

• 組織全体への継続的なアクセスが必要なユーザーには、通常メンバーの役割を使用します。